Reuniões

Já estiveram em reuniões que parecem nunca mais terminar, não ter um assunto claro a abordar nem uma sequência lógica de assuntos, não ter presentes as pessoas que deveria ter ou todas essas coisas ao mesmo tempo e ainda mais algumas que fazem as reuniões parecer o maior desperdício de tempo desde que foram ver um remake de um clássico ao cinema?

O mais certo, a não ser que trabalhem por conta própria e sozinhos, é sim. Também é certo que já tenham tido ou venham a ter de organizar e/ou conduzir essas reuniões.

Nesse espírito, deixo algumas dicas que serão especialmente valiosas se a organização e/ou condução da reunião for da vossa responsabilidade.

Antes de convocar uma reunião existe algo muito importante a ponderar:

1. Perguntem-se se a reunião é mesmo precisa, tendo em conta o custo que acarreta em termos da perda de produtividade de cada um dos presentes. Será que o mesmo assunto não pode ser resolvido com alguns telefonemas e conversas de corredor?

Se for realmente necessária, convoquem a reunião e tenham presentes estes factores:

1. Elaboração de uma agenda. Elaborem a agenda reunião e coloquem nesta todos os pontos que serão abordados;
2. Distribuição. Distribuam a agenda atempadamente, de modo a obter feedback acerca da agenda (caso seja necessário) e também para permitir que os presentes se preparem para a mesma e confirmem a sua presença;
3. Presenças. Convoquem apenas as pessoas relevantes para a reunião! Se existirem muitos temas distintos para uma mesma reunião, é preferível organizar duas ou mais reuniões do que convocar muitas pessoas para uma reunião em que apenas lhes interessa 20% da agenda!
   
4. Horário. Identifiquem claramente as horas de inicio e fim da reunião.

Durante a reunião tenham presente os seguintes pontos:

1. É mesmo necessária uma acta? Se sim, identifiquem claramente o responsável;
2. Todos os participantes concordam com o tempo previsto para a reunião e com os tópicos da agenda? Se não for o caso, tentem compreender porquê e alterem os parâmetros necessários a acomodar todos os presentes;
   
3. Terminem a reunião resumindo todas as decisões acordadas.

Férias!

Vou estar fora por uns dias... Se puder coloco algo de onde estiver mas se não der notícias, já sabem porquê :)

Abraços!

Quais são as suas "Grandes Pedras"?

Estrelas do Mar

Era uma vez um escritor que morava numa tranquila praia, junto de uma colónia de pescadores. Todas as manhãs caminhava à beira do mar para se inspirar, e à tarde ficava em casa a escrever.

Certo dia, ao caminhar pela praia, ele viu um vulto que parecia dançar. Ao chegar perto, reparou que se tratava de um jovem que recolhia estrelas-do-mar da areia para, uma por uma, as atirar novamente de volta ao oceano.

“Porque é que está a fazer isso?” – perguntou o escritor.
“Você não vê!” – explicou o jovem – “A maré está baixa e o sol está forte. Elas vão secar e morrer se ficarem aqui na areia”.

O escritor espantou-se.

“Meu jovem, existem milhares de quilómetros de praias por este mundo fora, e centenas de milhares de estrelas-do-mar espalhadas pela praia. Que diferença faz? Atira umas poucas de volta ao oceano. A maioria vai morrer de qualquer forma”.

O jovem pegou em mais uma estrela-do-mar, atirou-a de volta ao oceano e olhou para o escritor e disse: “Para esta eu fiz a diferença...”.

Naquela noite o escritor não conseguiu escrever, nem sequer dormir. Pela manhã, voltou à praia, procurou o jovem, uniu-se a ele e, juntos, começaram a atirar estrelas-do-mar de volta ao oceano.

O Arquivo 13

Não, não é o caixote do lixo!

É o termo que eu (e outros) usam para um repositório muito especifico de documentos e de assuntos.

É um acontecimento regular, ainda que para muitas pessoas seja raro, colocarem-nos nas mãos situações / problemas / assuntos com os quais pouco ou nada temos a ver e pouco ou nada podemos fazer.

Esse é o género de assuntos que vai para o Arquivo 13. Ninguém é obrigado a resolver algo só porque outra pessoa lhe atirou a situação para as mãos! Guarde esses assuntos no Arquivo 13 e estabeleça a seguinte regra:

"Só mexer quando lhe for solicitado que o faça"

Irá notar que mais de 90% desses assuntos se resolvem sem a sua intervenção e, logo, sem que tenha de gastar tempo ou recursos!

Frase do Dia

Defende as tuas limitações e elas serão certamente tuas!

Richard Bach

Sobre este livro...

Bem, tenho a dizer que já o folheei e ouvi o CD que vem incluído.

Agora seguem-se as considerações ao livro em geral:

• Este livro é bom! Este livro é muito bom! Este é um livro que pode mudar muda vidas que desejem ser mudadas!
  
• MUDE A SUA VIDA EM SETE DIAS recorre a técnicas científicas desenvolvidas há mais de trinta anos para introduzir grandes mudanças na vida das pessoas de forma rápida e profunda;
• Paul Mckenna é um dos maiores peritos do mundo em PNL (Programação Neurolinguística) e isso nota-se a cada linha do livro, em cada ideia que transmite, a cada frase do CD;
• É um livro exigente. Não basta ler. Paul exige que sejam feitos muitos exercícios diários de visualização e outros assim como ouvir o CD regularmente. Não é á toa que o faz e a verdade é que os exercícios não são complicados. Mas têm de ser feitos para que o livro surta efeito;
• Se realmente quiserem percorrer o livro em 7 dias (e ele está convenientemente dividido em sete capítulos, um para cada dia), contem com um investimento diário de uma a duas horas entre leitura, exercícios e CD;
• Em resumo, considero ser um livro que muda vidas. Mas não contem que Paul Mckenna surja no sétimo dia e vos transforme com uma varinha mágica. Têm de querer mudar. Têm de desejar que a vida mude. Se assim for, este livro dá todas as ferramentas de que precisarão!

Sobre esta versão portuguesa:

• Antes de mais, um grande "bem haja" à Editora LUA DE PAPEL por esta publicação. Faço votos de que se sigam mais livros do Paul Mckenna;
  
• Sou adepto de versões originais pelo que prefiro a versão inglesa. Tem a vantagem do CD ser com a voz hipnótica do Paul Mckenna;

• Esta versão está bem traduzida e o CD mantém o ritmo hipnótico do original;
  
• Por estar habituado á voz de Mckenna estranhei muito a voz portuguesa que o lê, mas a esmagadora maioria das pessoas não terá esse problema;
• O preço (14,00 €) é em conta, especialmente se considerarmos que inclui o CD;
• Se por algum motivo não puderem ou não quiserem ter a versão original então têm de deitar as mãos à edição portuguesa! A Editora LUA DE PAPEL fez um excelente trabalho com este livro;

Globalmente, bom livro, boa mensagem, boa compra e MUITO BOM INVESTIMENTO!

Finalmente em Portugal!

10 Dicas para Power Point

1. Calcule algo entre 1 e 2 minutos por slide. Apresentações mais curtas (15 minutos), ficam mais próximas de 1 minuto por slide, apresentações mais longas (90 minutos), mais próximas de 2 minutos por slide.
2. Se você não tem muita experiência com apresentações ou se vai apresentar num lugar muito importante, ensaie várias vezes e cronometre para saber se está dentro do prazo estipulado.
3. Tenha sempre em mente que nem sempre terá a oportunidade de realizar a sua apresentação num ambiente muito favorável. Muitas coisas poderão prejudicar a visibilidade dos slides: projector de má qualidade ou inadequado para a sala, sala muito clara, etc. Assim, é importantíssimo que os seus slides sejam optimizados para o pior caso e não para o caso ideal.
4. Sempre use um tamanho de fonte o maior possível. De preferência, entre 20 e 28 para o texto e entre 32 e 46 para os títulos.
5. Cuidado ao escolher a cor e o padrão de fundo dos slides. Escolha um fundo que permita um grande contraste com a cor do texto. Fundo branco (ou quase branco) e letra preta é o ideal. Só use outras cores mais audaciosas se já conhecer a sala e o projector que usará na apresentação. Em particular, fundo escuro e letras claras só funcionam se o projector for excelente e a sala totalmente escura, o que é raro; portanto, não corra esse risco.
6. Slides com frases longas ou texto corrido tendem a fazer com que a apresentação fique confusa e entediante. Se o apresentador simplesmente ler os slides, o público dorme. Se o apresentador não ler o texto do slide e o slide contiver muito texto, o público fica confuso. Portanto, use frases bem curtas ou apenas itens e os explique oralmente.
7. Em geral, os slides não devem conter texto corrido, prosa. Eles devem conter itens, não frases. O slide deve se parecer mais com poesia do que com prosa.
8. Use entre 6 e 8 linhas por slide. Em casos extremos, pode-se usar até 10 (ou, em casos muito extremos até 12) linhas por slide. Em hipótese alguma use mais do que 12 linhas por slide de texto.
9. Se o slide tem poucas linhas, coloque-as com espaçamento uniforme no slide, i.e., não as coloque todas apertadas no topo do slide.
10. Se incluir figuras, não se esqueça de seguir as mesmas regras do tamanho da fonte para o texto que aparece dentro da figura. Além disso, use todo o espaço disponível para fazer com que a figura fique o maior possível.

E vão 32...