quinta-feira, 29 de janeiro de 2009

Os Quadrantes da TO-DO List

Hoje resolvi desenvolver um pouco mais o que tinha apresentado no post anterior, a respeito de listas de tarefas (to-do list) e de como as organizar.

O método que apresentei é interessante e, sem dúvida, bastante útil. Especialmente para quem está habituado a sair de casa com tudo o que tem de fazer memorizado e chega ao fim sem se ter lembrado de metade. É também útil quando estamos a falar de tarefas para um único dia. Já deixa de ser tão útil se estivermos a listar e organizar uma lista das tarefas a fazer ao longo da semana.

E mesmo em alguns casos, as tarefas de um único dia podem ser tão complexas ou ter aspectos tão particulares, que o método que apresentei anteriormente, apesar de útil, se mostre insuficiente.

Assim, hoje venho falar de uma evolução deste método de gestão de tempo.

Como pequena rasenha histórica, as teorias de Gestão do Tempo têm quatro gerações. Todas elas acrescentaram muitas novas técnicas à anterior.

No caso das to-do lists começou (1ª Geração) por ser uma lista a vulso de coisas para fazer.

Depois (2ª Geração) essa lista passou a ser organizada de acordo com um conjunto de prioridades (por exemplo, aquilo que falei no post anterior).

Na 3ª Geração passou a considerar-se as tarefas a realizar num período de longo mais vasto (uma semana por exemplo; é disso que vou falar).

Na 4ª Geração (que falarei um dia) passou-se o que de melhor tinha a geração anterior para englobar e conciliar todos os aspectos da vida da pessoa (pessoal, profissional, familiar, etc.) uma vez que são todos considerados igualmente importantes.

Então como se processa este método, de modo a sermos ainda mais eficientes, conseguirmos fazer mais e melhor em menos tempo (de modo a ficar com tempo para aquilo que mais gostamos!)?

1 - Vamos considerar o contexto de uma semana (uma quinzena também poderia ser);

2 - O primeiro passo é igual ao do método anterior. Listar todas as tarefas que nos ocorrerem. Um típico brainstorming de coisas para fazer ao longo do período;

3 - As mudanças começam aqui! Vamos criar um quadrado e dividir este em 4 partes iguais. Depois vamos classificar cada uma dessas partes como Muito Urgente / Pouco Urgente e também Muito Importante / Pouco Importante;

4 - O resultado deverá ser algo como este:
5 - Distribuam as vossas tarefas conforme o que for mais ou menos importante e mais ou menos urgente. Usem um calendário semanal e não apenas diário.

6 - Distribuam as tarefas ao longo dos dias da semana de acordo com a vossa conveniência e de acordo com a importância das tarefas. As tarefas "URGENTES" e "IMPORTANTES" devem ter prioridade!

7 - Depois dessas tarefas terem sido alocadas, fica ao vosso critério como irão distribuir as restantes ao longo da semana.

8 - Recomendo que dêem atenção ás tarefas "IMPORTANTES" e "POUCO URGENTES". Assim evitarão que elas se tornem "URGENTES" e "IMPORTANTES" e assim se tornem um fogo para apagar.

Idealmente, esta deverá ser a distribuição:
Não tenham dúvidas de que se seguirem este método, chegarão ao final da semana com muito mais tarefas realizadas do imaginaram possível. E terão tido tempo para muito mais! Não acreditem em mim! Experimentem!

Algumas das imagens deste post foram retiradas das obras do Prof. Stephen Covey.

Obrigado pela leitura!

terça-feira, 27 de janeiro de 2009

TO-DO List

Hoje foi um daqueles dias em que tive muitas pequenas coisas para fazer. Todos temos dias assim. Adiamos isto e aquilo e os compromissos vão-se acumulando... Chega a um dia em que não se pode adiar mais e, como qualquer bom português, decidimos fazer tudo no mesmo dia.

Ainda assim, e apesar de toda a nossa boa vontade e determinação, podemos perder o dia inteiro e nem fazer metade do que era possível. Tudo porque fizemos tudo de acordo com o que nos lembramos e chegamos ao fim do dia e percebemos que ficou mais de metade por fazer porque, simplesmente, não nos lembramos.

Hoje tive 17 "pequenos" assuntos para tratar. Estava tudo resolvido pelas 16:00h

Aqui ficam umas dicas para esses dias:

  1. Não confiem na memória! Irão chegar ao fim do dia com metade das tarefas feitas porque, simplesmente, não se lembraram das outras. Não é uma questão de agilidade mental. É uma questão de método!
  2. Comecem no final do dia anterior;
  3. Listem tudo o que têm para fazer. Não importa o quê, não importa quão importante. Listem tudo o que vos ocorrer que tenham de tratar no dia seguinte. ESCREVAM cada tarefa;
  4. Voltem a escrever tudo o que vos ocorreu. Desta vez ordenem por prioridade. (por exemplo "1" para mais importante e por aí fora...;
  5. Depois atribuam uma letra a cada tarefa de acordo com o sítio onde tem de ser feita (por exemplo "A" para Porto, "B" para Maia, etc.);
  6. Terminem por organizar tudo de acordo com prioridades e locais, compostos numa nova lista que servirá como guia para o que terão de fazer no dia seguinte;
Esta última parte conta com alguma subjectividade da vossa parte. Poderão concluir que a maior parte das tarefas, ainda que muito pouco importantes, são todas localizadas na mesma área e talvez valha a pena começar por aí. Ou talvez concluam que a tarefa mais importante e a menos importante são para ser executadas na mesma rua. Então deverão começar por aí!

O importante é que listaram as vossas tarefas, organizaram-nas por prioridade e depois adequaram essas prioridades à vossa realidade concreta! Se fizerem isso os resultados serão imediatos. Irão poupar entre duas a quatro horas no dia.

Tudo isto pode parecer que requer muito método, esforço ou organização. Mas não é verdade. Em 15 minutos fazem todo este exercício! Não acreditam? Peguem numa folha em branco e experimentem!

Obrigado pela leitura!

quarta-feira, 21 de janeiro de 2009

Telefonemas

Já tiveram manhãs em que tinham tudo planeado, iam conseguir fazer tudo certinho e no prazo previsto e acabaram por nem fazer metade porque foram inundados por telefonemas?

De certeza que um ou outro eram urgentes E importantes mas aposto que a maioria podia ter esperado. Mas como não esperou, mais de metade do que tinham para fazer vai ter agora de esperar.

Isto acontece com quase toda a gente que tem um telefone na secretária ou um "telemóvel de serviço" no bolso. Mas pode ser evitado. Aliás, podem tratar desses telefonemas e dos vossos de tal modo que eles vos ajudem a completar o que tinham programado em vez de atrapalhar.

Aqui ficam algumas dicas (e funcionam!):
  1. A mais simples é desligar o telefone ou tirá-lo do "descanso". Isso garante certamente que não serão interrompidos. Não precisam de fazer isso o dia todo. Apenas na parte mais crítica da vossa agenda;
  2. Arranjem alguém para filtrar as chamadas. O ideal seria uma secretária * (voltarei a isso daqui a umas linhas) mas poucos temos esse luxo. Num escritório de várias pessoas, combinem turnos para atender e filtrar telefonemas;
  3. Utilizem atendedores de chamadas e depois usem a hora do dia que destinaram a telefonemas para responder a essas chamadas;
  4. Mantenham as conversas curtas e directas. Não precisam de ser deselegantes para isso, mas a verdade é que existem pessoas que adoram falar ao telefone como se mais nenhum de nós tivesse nada que fazer. Cortem-lhes a palavra com razões (geralmente verdadeiras!) como:
- Posso ligar-lhe mais tarde?
- Tenho uma pessoa comigo aqui...
- Estava agora de saída...
- Estou á espera de uma chamada...
- Tenho um prazo a queimar...
- Estou com uma crise entre mãos....
- Etc.
No caso das secretárias, ou assistentes pessoais, podem ser de uma ajuda incrível. Eis como:

  1. Criem três grupos de pessoas para que elas possam saber. As pessoas que elas têm de passar a chamada, as pessoas a quem elas podem passar a chamada se não estiver numa reunião ou num projecto e as pessoas de quem ela deve tomar recado e a quem poderá ligar depois;
  2. Instruam-nas a serem firmes com quem telefona, colocando questões como:
- "Ele está ocupado agora. Quer que o interrompa?"
- "Ele está em reunião. Pode ligar-l he mais tarde"
- "Ele não se encontra aqui, de momento. Pode deixar recado?"
- Etc.
E isto sobre as chamadas recebidas e que nos arruínam o planeamento do dia. Quanto ás chamadas que temos de fazer, e integrar no nosso planeamento diário, fica para outro post.

Obrigado pela leitura!

* Uso o termo "secretária" no feminino sem qualquer conotação sexista, mas apenas por ser o mais usual.

domingo, 18 de janeiro de 2009

Objectivos SMART

Todos temos objectivos. Todos estabelecemos objectivos.

Não é possível viver sem objectivos.

Da próxima vez que estabelecer um objectivo certifique-se que ele é um Objectivo S.M.A.R.T.

Specific (Especifico – O que vai ter quando ele estiver atingido?)
Mesurable (Mensurável – Como vai saber que o objectivo está atingido?)
Achieavable (Atingível – É possível atingir este objectivo?)
Realistic (Realista – É realista para SI atingir o objectivo?)
Timed (Calendarizado – Como e quando será atingido?)

Obrigado pela leitura!

This is who we are

Secretárias e Papelada

Não importa qual a profissão, não importa qual a categoria profissional, todas as pessoas têm de lidar com papelada e com e-mail nos dias de hoje. E geralmente fazem-no sempre na mesma secretária. Para muitos (talvez a maioria) essa secretária acaba por ser o seu local de trabalho durante 90% ou mais do tempo.

Por serem dois temas tão interligados, tão comuns e tão abrangentes, vou começar os posts neste Blogue por alguns conselhos para lidar tanto com papelada como com a organização da secretária.

De uma forma geral, e apesar de se poder aprofundar qualquer tema de modo a se adequar por completo a uma determinada pessoa, existem regras básicas que se aplicam a todos:
  1. Uma secretária arrumada
  2. Um lugar para tudo e tudo no seu lugar
  3. Não mostrar piedade para com a papelada
  4. Tratar o email como se fosse papelada

1 - Uma Secretária Arrumada

Iniciar qualquer dia de trabalho ou qualquer tarefa com uma secretária desarrumada transmite uma sensação deprimente de derrota e de dificuldade, mesmo quando se trate apenas de escrever um postal.
É importante, por isso, começar pela nossa área trabalho:
  1. Retire tudo o que tem na secretária. Tudo! Coloque tudo no chão!
  2. Olhe para o espaço vazio que agora tem á sua frente e coloque apenas aquilo em que se encontra a trabalhar á sua frente.
  3. A partir de agora tem de ser este o aspecto da sua secretária. Um trabalho de cada vez.
  4. A secretária é um local de trabalho, não um espaço para despejar lixo!
Mas o resto do "lixo" não pode ficar no chão. Portanto...


2 - Um Lugar Para Tudo e Tudo no Seu Lugar

Agora é preciso separar todo o material que foi tirado da secretária e arrumar. Crie um sistema de arquivo para manter e aceder a tudo rapdidamente.

Uma ideia interessante é manter perto (em gavetas de arquivo, por exemplo) os materiais referentes a assuntos mais recentes e arquivar os restantes (num armário de arquivo, por exemplo). Os assuntos pendentes também devem ter um lugar especial, de preferência junto a uma lista do que fazer acerca de cada um.
Assim vai ser possível aceder rapidamente a qualquer material e arrumar qualquer um logo que não esteja a ser tratado. Lembre-se da importância de só ter na sua mesa o assunto com o qual está a presentemente a tratar.

Com toda a papelada arquivada, convém agora fazer alguma coisa acerca dela. E para isso é preciso...


3 - Não mostrar piedade para com a papelada

Percorra toda a papelada que tem arquivada e decida imediatamente o que fazer. Um bom critério é ter em mente o fazer acerca do assunto no papel em causa:
  1. Para Agir: Trate do que tiver de tratar já!
  2. Para Arquivar: Trata-se de material importante de referência mas que não requer qualquer acção actual. Pode ser necessário consultar ou actuar sobre ele mais tarde. Decida qual dos casos é e arquive novamente, agendando uma data para tratar daquele que necessitar de acção.
  3. Lixo: Se não tem de ser tratado já, se não tem de ser tratado mais tarde e se não é material importante de referência, é lixo!

No caso de papel electrónico, em especial o e-mail, a regra é a mesma:


4 - Trate o e-mail e o papel electrónico como se fosse papel tradicional
  1. Crie um sistema de arquivo tanto no sistema de ficheiros do seu computador como no seu programa de email;
  2. Organize-o da mesma forma que organizou o arquivo físico para que possa aceder a documentos, anexos e e-mails tal como acede á papelada;
  3. Apague imediatamente e-mail irrelevante;
  4. Se necessitar de escrever um email para uma pessoa próxima que requeira mais de 20 linhas, não o faça! Use o telefone;
  5. Da mesma forma que tem um período no dia para rever a correspondência, crie um para rever o e-mail e não esteja a consultar e/ou responder a cada meia hora;

RESULTADOS:

Com a utilização deste simples sistema e destas simples regras, vai registar grandes aumentos de eficiência na forma como trata da sua papelada e da forma como organiza o seu trabalho. Vai ter á sua disposição sempre uma lista actualizada do que tem de fazer acerca do quê. Vai poder acerder rapidamente a qualquer material e dar resposta rápida aos assuntos urgentes. E vai ter um cesto do lixo cheio de material que NÃO vai estar a atolar a sua área de trabalho.

Claro que, com o tempo, a prática e com as especificidades de cada trabalho, cada uma das pequenas regras e métodos descritos acima pode ser ainda mais especificada, mais sofisticada e mais articulada. Felizmente essa prática já existe e espero no futuro poder partilhar também esses pormenores.

Obrigado pela leitura!