quarta-feira, 21 de janeiro de 2009

Telefonemas

Já tiveram manhãs em que tinham tudo planeado, iam conseguir fazer tudo certinho e no prazo previsto e acabaram por nem fazer metade porque foram inundados por telefonemas?

De certeza que um ou outro eram urgentes E importantes mas aposto que a maioria podia ter esperado. Mas como não esperou, mais de metade do que tinham para fazer vai ter agora de esperar.

Isto acontece com quase toda a gente que tem um telefone na secretária ou um "telemóvel de serviço" no bolso. Mas pode ser evitado. Aliás, podem tratar desses telefonemas e dos vossos de tal modo que eles vos ajudem a completar o que tinham programado em vez de atrapalhar.

Aqui ficam algumas dicas (e funcionam!):
  1. A mais simples é desligar o telefone ou tirá-lo do "descanso". Isso garante certamente que não serão interrompidos. Não precisam de fazer isso o dia todo. Apenas na parte mais crítica da vossa agenda;
  2. Arranjem alguém para filtrar as chamadas. O ideal seria uma secretária * (voltarei a isso daqui a umas linhas) mas poucos temos esse luxo. Num escritório de várias pessoas, combinem turnos para atender e filtrar telefonemas;
  3. Utilizem atendedores de chamadas e depois usem a hora do dia que destinaram a telefonemas para responder a essas chamadas;
  4. Mantenham as conversas curtas e directas. Não precisam de ser deselegantes para isso, mas a verdade é que existem pessoas que adoram falar ao telefone como se mais nenhum de nós tivesse nada que fazer. Cortem-lhes a palavra com razões (geralmente verdadeiras!) como:
- Posso ligar-lhe mais tarde?
- Tenho uma pessoa comigo aqui...
- Estava agora de saída...
- Estou á espera de uma chamada...
- Tenho um prazo a queimar...
- Estou com uma crise entre mãos....
- Etc.
No caso das secretárias, ou assistentes pessoais, podem ser de uma ajuda incrível. Eis como:

  1. Criem três grupos de pessoas para que elas possam saber. As pessoas que elas têm de passar a chamada, as pessoas a quem elas podem passar a chamada se não estiver numa reunião ou num projecto e as pessoas de quem ela deve tomar recado e a quem poderá ligar depois;
  2. Instruam-nas a serem firmes com quem telefona, colocando questões como:
- "Ele está ocupado agora. Quer que o interrompa?"
- "Ele está em reunião. Pode ligar-l he mais tarde"
- "Ele não se encontra aqui, de momento. Pode deixar recado?"
- Etc.
E isto sobre as chamadas recebidas e que nos arruínam o planeamento do dia. Quanto ás chamadas que temos de fazer, e integrar no nosso planeamento diário, fica para outro post.

Obrigado pela leitura!

* Uso o termo "secretária" no feminino sem qualquer conotação sexista, mas apenas por ser o mais usual.

1 comentário:

espertinha disse...

Como alternativa a secretária, posso sugerir "assistente"? ;)