Lutar contra a desorganização!!!

No post de hoje vou voltar ao presente, ao aqui e ao agora. Com todos os nossos grandes objectivos, metas motivação e afins, damos muitas vezes connosco a travar pequenas “guerras” do dia-a-dia. Muitas dessas guerras são contra a desorganização e contra a confusão em que se encontra o nosso local de trabalho ou até a nossa casa.

Se não, pensem nisto:
- Sentem-se esmagados pela quantidade de pequenas coisas que tem de ser feita ao longo do dia?
- Passam horas à procura de papeis, documentos ou objectos?
- Têm dificuldades em encontrar as coisas devido às pilhas que se acumulam?

A maior parte das pessoas evita resolver o problema da desorganização e da confusão devido ao esforço e ao tempo que são necessários investir. No final de um longo dia, a última coisa que alguém quer é passar tempo a organizar pilhas de papelada, itens, loiça, roupa, etc.

Mas estou de falar de mais do que confusão porque tem um efeito muito pesado sobre nós. Estas situações são um fardam que drenam energia preciosa e que nos fazem sentir culpados por não conseguirmos lidar com ela. Existem pessoas que até evitam ir para casa ou receber visitas devido à confusão que vai lá por casa.

No entanto, há boas notícias. Muito boas! Quando lidamos com a confusão e com a desarrumação, e aprendemos algumas técnicas simples e rápidas para a impedir de voltar (uma espécie de vacina contra a gripe da desarrumação), vamos poder começar (e terminar) o dia com mais energia, clareza de objectivos e sensação de bem-estar que vamos poder transmitir aos outros.

Aqui fica como:

1. Quando em dúvida, lixo! Se sentem necessidade de colocar algo de lado para ponderarem se essa coisa vai voltar a ser precisa, é bastante provável que nunca mais precise dela!

2. Tenham “um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”. Quem diria mas avó tinha razão quando dizia esta frase. Manter as coisas num lugar fixo e voltar a colocá-las lá mal deixem de ser precisas vai poupar HORAS por semana que seriam gastas a procurar isto e aquilo.

3. Tudo o que estiver visível tem de ter utilidade imediata. Se algo não é regularmente usado nem tem utilidade regular, é preferível estar longe da vista para não estar a ocupar espaço visível que pode ser ocupado por coisas muito mais úteis e “usáveis”. Isto aplica-se até a aparelhos electrónicos, cabos, etc.

4. Tratar da loiça no final do dia. Uma das coisas mais desmotivantes é acordar o dia com uma pilha de loiça para lavar ou para colocar na máquina. Eu sei que não sabe muito bem ao fim do dia mas vamos dormir com uma sensação de ter feito essa pequena tarefa e acordamos sem esse peso!

5. Proibir pilhas. As pilhas (de roupa, papeis, pratos, caixas, etc.) são a principal razão do espaço ficar desarrumado e caótico. Não basta ocuparem espaço mas desmotivam e geram a sensação deprimente de estarmos a ser enterrados vivos. Mal reparem que uma pilha está a crescer, parem tudo e tratem dela!

6. Prestem atenção ao vosso estado de espírito. Pode parecer um conselho estranho mas se pegaram no molho de cartas no final de um dia muito cansativo, é bastante provável que não façam nada acerca de metade delas e que o papel se comece a empilhar. Se forem fazer arrumações num dia em que “não estão para aí virados” é provável que a arrumação não fique tão bem feita. Reflictam nisso…

7. Lutem contra a desarrumação e contra a desorganização todos os dias. Não é como as “limpezas de primavera” que se fazem uma vez por ano. Tirem 15 minutos, todos os dias, para lutarem contra desarrumação e contra a desorganização. Assim nunca se tornará uma tarefa titânica!

Digam-me se isto ajudou!

O Arquivo 13

Não, não é o caixote do lixo!

É o termo que eu (e outros) usam para um repositório muito especifico de documentos e de assuntos.

É um acontecimento regular, ainda que para muitas pessoas seja raro, colocarem-nos nas mãos situações / problemas / assuntos com os quais pouco ou nada temos a ver e pouco ou nada podemos fazer.

Esse é o género de assuntos que vai para o Arquivo 13. Ninguém é obrigado a resolver algo só porque outra pessoa lhe atirou a situação para as mãos! Guarde esses assuntos no Arquivo 13 e estabeleça a seguinte regra:

"Só mexer quando lhe for solicitado que o faça"

Irá notar que mais de 90% desses assuntos se resolvem sem a sua intervenção e, logo, sem que tenha de gastar tempo ou recursos!

Secretárias e Papelada

Não importa qual a profissão, não importa qual a categoria profissional, todas as pessoas têm de lidar com papelada e com e-mail nos dias de hoje. E geralmente fazem-no sempre na mesma secretária. Para muitos (talvez a maioria) essa secretária acaba por ser o seu local de trabalho durante 90% ou mais do tempo.

Por serem dois temas tão interligados, tão comuns e tão abrangentes, vou começar os posts neste Blogue por alguns conselhos para lidar tanto com papelada como com a organização da secretária.

De uma forma geral, e apesar de se poder aprofundar qualquer tema de modo a se adequar por completo a uma determinada pessoa, existem regras básicas que se aplicam a todos:

1. Uma secretária arrumada
2. Um lugar para tudo e tudo no seu lugar
3. Não mostrar piedade para com a papelada
4. Tratar o email como se fosse papelada

1 - Uma Secretária Arrumada

Iniciar qualquer dia de trabalho ou qualquer tarefa com uma secretária desarrumada transmite uma sensação deprimente de derrota e de dificuldade, mesmo quando se trate apenas de escrever um postal.

É importante, por isso, começar pela nossa área trabalho:

1. Retire tudo o que tem na secretária. Tudo! Coloque tudo no chão!
2. Olhe para o espaço vazio que agora tem á sua frente e coloque apenas aquilo em que se encontra a trabalhar á sua frente.
   
3. A partir de agora tem de ser este o aspecto da sua secretária. Um trabalho de cada vez.
4. A secretária é um local de trabalho, não um espaço para despejar lixo!

Mas o resto do "lixo" não pode ficar no chão. Portanto...

2 - Um Lugar Para Tudo e Tudo no Seu Lugar

Agora é preciso separar todo o material que foi tirado da secretária e arrumar. Crie um sistema de arquivo para manter e aceder a tudo rapdidamente.

Uma ideia interessante é manter perto (em gavetas de arquivo, por exemplo) os materiais referentes a assuntos mais recentes e arquivar os restantes (num armário de arquivo, por exemplo). Os assuntos pendentes também devem ter um lugar especial, de preferência junto a uma lista do que fazer acerca de cada um.

Assim vai ser possível aceder rapidamente a qualquer material e arrumar qualquer um logo que não esteja a ser tratado. Lembre-se da importância de só ter na sua mesa o assunto com o qual está a presentemente a tratar.

Com toda a papelada arquivada, convém agora fazer alguma coisa acerca dela. E para isso é preciso...

3 - Não mostrar piedade para com a papelada

Percorra toda a papelada que tem arquivada e decida imediatamente o que fazer. Um bom critério é ter em mente o fazer acerca do assunto no papel em causa:

1. Para Agir: Trate do que tiver de tratar já!
2. Para Arquivar: Trata-se de material importante de referência mas que não requer qualquer acção actual. Pode ser necessário consultar ou actuar sobre ele mais tarde. Decida qual dos casos é e arquive novamente, agendando uma data para tratar daquele que necessitar de acção.
3. Lixo: Se não tem de ser tratado já, se não tem de ser tratado mais tarde e se não é material importante de referência, é lixo!

No caso de papel electrónico, em especial o e-mail, a regra é a mesma:


4 - Trate o e-mail e o papel electrónico como se fosse papel tradicional

1. Crie um sistema de arquivo tanto no sistema de ficheiros do seu computador como no seu programa de email;
   
2. Organize-o da mesma forma que organizou o arquivo físico para que possa aceder a documentos, anexos e e-mails tal como acede á papelada;
   
3. Apague imediatamente e-mail irrelevante;
4. Se necessitar de escrever um email para uma pessoa próxima que requeira mais de 20 linhas, não o faça! Use o telefone;
5. Da mesma forma que tem um período no dia para rever a correspondência, crie um para rever o e-mail e não esteja a consultar e/ou responder a cada meia hora;

RESULTADOS:

Com a utilização deste simples sistema e destas simples regras, vai registar grandes aumentos de eficiência na forma como trata da sua papelada e da forma como organiza o seu trabalho. Vai ter á sua disposição sempre uma lista actualizada do que tem de fazer acerca do quê. Vai poder acerder rapidamente a qualquer material e dar resposta rápida aos assuntos urgentes. E vai ter um cesto do lixo cheio de material que NÃO vai estar a atolar a sua área de trabalho.

Claro que, com o tempo, a prática e com as especificidades de cada trabalho, cada uma das pequenas regras e métodos descritos acima pode ser ainda mais especificada, mais sofisticada e mais articulada. Felizmente essa prática já existe e espero no futuro poder partilhar também esses pormenores.

Obrigado pela leitura!