Secretárias e Papelada

Não importa qual a profissão, não importa qual a categoria profissional, todas as pessoas têm de lidar com papelada e com e-mail nos dias de hoje. E geralmente fazem-no sempre na mesma secretária. Para muitos (talvez a maioria) essa secretária acaba por ser o seu local de trabalho durante 90% ou mais do tempo.

Por serem dois temas tão interligados, tão comuns e tão abrangentes, vou começar os posts neste Blogue por alguns conselhos para lidar tanto com papelada como com a organização da secretária.

De uma forma geral, e apesar de se poder aprofundar qualquer tema de modo a se adequar por completo a uma determinada pessoa, existem regras básicas que se aplicam a todos:

1. Uma secretária arrumada
2. Um lugar para tudo e tudo no seu lugar
3. Não mostrar piedade para com a papelada
4. Tratar o email como se fosse papelada

1 - Uma Secretária Arrumada

Iniciar qualquer dia de trabalho ou qualquer tarefa com uma secretária desarrumada transmite uma sensação deprimente de derrota e de dificuldade, mesmo quando se trate apenas de escrever um postal.

É importante, por isso, começar pela nossa área trabalho:

1. Retire tudo o que tem na secretária. Tudo! Coloque tudo no chão!
2. Olhe para o espaço vazio que agora tem á sua frente e coloque apenas aquilo em que se encontra a trabalhar á sua frente.
   
3. A partir de agora tem de ser este o aspecto da sua secretária. Um trabalho de cada vez.
4. A secretária é um local de trabalho, não um espaço para despejar lixo!

Mas o resto do "lixo" não pode ficar no chão. Portanto...

2 - Um Lugar Para Tudo e Tudo no Seu Lugar

Agora é preciso separar todo o material que foi tirado da secretária e arrumar. Crie um sistema de arquivo para manter e aceder a tudo rapdidamente.

Uma ideia interessante é manter perto (em gavetas de arquivo, por exemplo) os materiais referentes a assuntos mais recentes e arquivar os restantes (num armário de arquivo, por exemplo). Os assuntos pendentes também devem ter um lugar especial, de preferência junto a uma lista do que fazer acerca de cada um.

Assim vai ser possível aceder rapidamente a qualquer material e arrumar qualquer um logo que não esteja a ser tratado. Lembre-se da importância de só ter na sua mesa o assunto com o qual está a presentemente a tratar.

Com toda a papelada arquivada, convém agora fazer alguma coisa acerca dela. E para isso é preciso...

3 - Não mostrar piedade para com a papelada

Percorra toda a papelada que tem arquivada e decida imediatamente o que fazer. Um bom critério é ter em mente o fazer acerca do assunto no papel em causa:

1. Para Agir: Trate do que tiver de tratar já!
2. Para Arquivar: Trata-se de material importante de referência mas que não requer qualquer acção actual. Pode ser necessário consultar ou actuar sobre ele mais tarde. Decida qual dos casos é e arquive novamente, agendando uma data para tratar daquele que necessitar de acção.
3. Lixo: Se não tem de ser tratado já, se não tem de ser tratado mais tarde e se não é material importante de referência, é lixo!

No caso de papel electrónico, em especial o e-mail, a regra é a mesma:


4 - Trate o e-mail e o papel electrónico como se fosse papel tradicional

1. Crie um sistema de arquivo tanto no sistema de ficheiros do seu computador como no seu programa de email;
   
2. Organize-o da mesma forma que organizou o arquivo físico para que possa aceder a documentos, anexos e e-mails tal como acede á papelada;
   
3. Apague imediatamente e-mail irrelevante;
4. Se necessitar de escrever um email para uma pessoa próxima que requeira mais de 20 linhas, não o faça! Use o telefone;
5. Da mesma forma que tem um período no dia para rever a correspondência, crie um para rever o e-mail e não esteja a consultar e/ou responder a cada meia hora;

RESULTADOS:

Com a utilização deste simples sistema e destas simples regras, vai registar grandes aumentos de eficiência na forma como trata da sua papelada e da forma como organiza o seu trabalho. Vai ter á sua disposição sempre uma lista actualizada do que tem de fazer acerca do quê. Vai poder acerder rapidamente a qualquer material e dar resposta rápida aos assuntos urgentes. E vai ter um cesto do lixo cheio de material que NÃO vai estar a atolar a sua área de trabalho.

Claro que, com o tempo, a prática e com as especificidades de cada trabalho, cada uma das pequenas regras e métodos descritos acima pode ser ainda mais especificada, mais sofisticada e mais articulada. Felizmente essa prática já existe e espero no futuro poder partilhar também esses pormenores.

Obrigado pela leitura!