Os Quadrantes da TO-DO List

Hoje resolvi desenvolver um pouco mais o que tinha apresentado no post anterior, a respeito de listas de tarefas (to-do list) e de como as organizar.

O método que apresentei é interessante e, sem dúvida, bastante útil. Especialmente para quem está habituado a sair de casa com tudo o que tem de fazer memorizado e chega ao fim sem se ter lembrado de metade. É também útil quando estamos a falar de tarefas para um único dia. Já deixa de ser tão útil se estivermos a listar e organizar uma lista das tarefas a fazer ao longo da semana.

E mesmo em alguns casos, as tarefas de um único dia podem ser tão complexas ou ter aspectos tão particulares, que o método que apresentei anteriormente, apesar de útil, se mostre insuficiente.

Assim, hoje venho falar de uma evolução deste método de gestão de tempo.

Como pequena rasenha histórica, as teorias de Gestão do Tempo têm quatro gerações. Todas elas acrescentaram muitas novas técnicas à anterior.

No caso das to-do lists começou (1ª Geração) por ser uma lista a vulso de coisas para fazer.

Depois (2ª Geração) essa lista passou a ser organizada de acordo com um conjunto de prioridades (por exemplo, aquilo que falei no post anterior).

Na 3ª Geração passou a considerar-se as tarefas a realizar num período de longo mais vasto (uma semana por exemplo; é disso que vou falar).

Na 4ª Geração (que falarei um dia) passou-se o que de melhor tinha a geração anterior para englobar e conciliar todos os aspectos da vida da pessoa (pessoal, profissional, familiar, etc.) uma vez que são todos considerados igualmente importantes.

Então como se processa este método, de modo a sermos ainda mais eficientes, conseguirmos fazer mais e melhor em menos tempo (de modo a ficar com tempo para aquilo que mais gostamos!)?

1 - Vamos considerar o contexto de uma semana (uma quinzena também poderia ser);

2 - O primeiro passo é igual ao do método anterior. Listar todas as tarefas que nos ocorrerem. Um típico brainstorming de coisas para fazer ao longo do período;

3 - As mudanças começam aqui! Vamos criar um quadrado e dividir este em 4 partes iguais. Depois vamos classificar cada uma dessas partes como Muito Urgente / Pouco Urgente e também Muito Importante / Pouco Importante;

4 - O resultado deverá ser algo como este:
5 - Distribuam as vossas tarefas conforme o que for mais ou menos importante e mais ou menos urgente. Usem um calendário semanal e não apenas diário.

6 - Distribuam as tarefas ao longo dos dias da semana de acordo com a vossa conveniência e de acordo com a importância das tarefas. As tarefas "URGENTES" e "IMPORTANTES" devem ter prioridade!

7 - Depois dessas tarefas terem sido alocadas, fica ao vosso critério como irão distribuir as restantes ao longo da semana.

8 - Recomendo que dêem atenção ás tarefas "IMPORTANTES" e "POUCO URGENTES". Assim evitarão que elas se tornem "URGENTES" e "IMPORTANTES" e assim se tornem um fogo para apagar.

Idealmente, esta deverá ser a distribuição:
Não tenham dúvidas de que se seguirem este método, chegarão ao final da semana com muito mais tarefas realizadas do imaginaram possível. E terão tido tempo para muito mais! Não acreditem em mim! Experimentem!

Algumas das imagens deste post foram retiradas das obras do Prof. Stephen Covey.

Obrigado pela leitura!

Telefonemas

Já tiveram manhãs em que tinham tudo planeado, iam conseguir fazer tudo certinho e no prazo previsto e acabaram por nem fazer metade porque foram inundados por telefonemas?

De certeza que um ou outro eram urgentes E importantes mas aposto que a maioria podia ter esperado. Mas como não esperou, mais de metade do que tinham para fazer vai ter agora de esperar.

Isto acontece com quase toda a gente que tem um telefone na secretária ou um "telemóvel de serviço" no bolso. Mas pode ser evitado. Aliás, podem tratar desses telefonemas e dos vossos de tal modo que eles vos ajudem a completar o que tinham programado em vez de atrapalhar.

Aqui ficam algumas dicas (e funcionam!):

1. A mais simples é desligar o telefone ou tirá-lo do "descanso". Isso garante certamente que não serão interrompidos. Não precisam de fazer isso o dia todo. Apenas na parte mais crítica da vossa agenda;
2. Arranjem alguém para filtrar as chamadas. O ideal seria uma secretária * (voltarei a isso daqui a umas linhas) mas poucos temos esse luxo. Num escritório de várias pessoas, combinem turnos para atender e filtrar telefonemas;
3. Utilizem atendedores de chamadas e depois usem a hora do dia que destinaram a telefonemas para responder a essas chamadas;
4. Mantenham as conversas curtas e directas. Não precisam de ser deselegantes para isso, mas a verdade é que existem pessoas que adoram falar ao telefone como se mais nenhum de nós tivesse nada que fazer. Cortem-lhes a palavra com razões (geralmente verdadeiras!) como:

- Posso ligar-lhe mais tarde?
- Tenho uma pessoa comigo aqui...
- Estava agora de saída...
- Estou á espera de uma chamada...
- Tenho um prazo a queimar...
- Estou com uma crise entre mãos....
- Etc.
No caso das secretárias, ou assistentes pessoais, podem ser de uma ajuda incrível. Eis como:

1. Criem três grupos de pessoas para que elas possam saber. As pessoas que elas têm de passar a chamada, as pessoas a quem elas podem passar a chamada se não estiver numa reunião ou num projecto e as pessoas de quem ela deve tomar recado e a quem poderá ligar depois;
2. Instruam-nas a serem firmes com quem telefona, colocando questões como:

- "Ele está ocupado agora. Quer que o interrompa?"
- "Ele está em reunião. Pode ligar-l he mais tarde"
- "Ele não se encontra aqui, de momento. Pode deixar recado?"
- Etc.
E isto sobre as chamadas recebidas e que nos arruínam o planeamento do dia. Quanto ás chamadas que temos de fazer, e integrar no nosso planeamento diário, fica para outro post.

Obrigado pela leitura!

* Uso o termo "secretária" no feminino sem qualquer conotação sexista, mas apenas por ser o mais usual.