Os Quadrantes da TO-DO List

Hoje resolvi desenvolver um pouco mais o que tinha apresentado no post anterior, a respeito de listas de tarefas (to-do list) e de como as organizar.

O método que apresentei é interessante e, sem dúvida, bastante útil. Especialmente para quem está habituado a sair de casa com tudo o que tem de fazer memorizado e chega ao fim sem se ter lembrado de metade. É também útil quando estamos a falar de tarefas para um único dia. Já deixa de ser tão útil se estivermos a listar e organizar uma lista das tarefas a fazer ao longo da semana.

E mesmo em alguns casos, as tarefas de um único dia podem ser tão complexas ou ter aspectos tão particulares, que o método que apresentei anteriormente, apesar de útil, se mostre insuficiente.

Assim, hoje venho falar de uma evolução deste método de gestão de tempo.

Como pequena rasenha histórica, as teorias de Gestão do Tempo têm quatro gerações. Todas elas acrescentaram muitas novas técnicas à anterior.

No caso das to-do lists começou (1ª Geração) por ser uma lista a vulso de coisas para fazer.

Depois (2ª Geração) essa lista passou a ser organizada de acordo com um conjunto de prioridades (por exemplo, aquilo que falei no post anterior).

Na 3ª Geração passou a considerar-se as tarefas a realizar num período de longo mais vasto (uma semana por exemplo; é disso que vou falar).

Na 4ª Geração (que falarei um dia) passou-se o que de melhor tinha a geração anterior para englobar e conciliar todos os aspectos da vida da pessoa (pessoal, profissional, familiar, etc.) uma vez que são todos considerados igualmente importantes.

Então como se processa este método, de modo a sermos ainda mais eficientes, conseguirmos fazer mais e melhor em menos tempo (de modo a ficar com tempo para aquilo que mais gostamos!)?

1 - Vamos considerar o contexto de uma semana (uma quinzena também poderia ser);

2 - O primeiro passo é igual ao do método anterior. Listar todas as tarefas que nos ocorrerem. Um típico brainstorming de coisas para fazer ao longo do período;

3 - As mudanças começam aqui! Vamos criar um quadrado e dividir este em 4 partes iguais. Depois vamos classificar cada uma dessas partes como Muito Urgente / Pouco Urgente e também Muito Importante / Pouco Importante;

4 - O resultado deverá ser algo como este:
5 - Distribuam as vossas tarefas conforme o que for mais ou menos importante e mais ou menos urgente. Usem um calendário semanal e não apenas diário.

6 - Distribuam as tarefas ao longo dos dias da semana de acordo com a vossa conveniência e de acordo com a importância das tarefas. As tarefas "URGENTES" e "IMPORTANTES" devem ter prioridade!

7 - Depois dessas tarefas terem sido alocadas, fica ao vosso critério como irão distribuir as restantes ao longo da semana.

8 - Recomendo que dêem atenção ás tarefas "IMPORTANTES" e "POUCO URGENTES". Assim evitarão que elas se tornem "URGENTES" e "IMPORTANTES" e assim se tornem um fogo para apagar.

Idealmente, esta deverá ser a distribuição:
Não tenham dúvidas de que se seguirem este método, chegarão ao final da semana com muito mais tarefas realizadas do imaginaram possível. E terão tido tempo para muito mais! Não acreditem em mim! Experimentem!

Algumas das imagens deste post foram retiradas das obras do Prof. Stephen Covey.

Obrigado pela leitura!