Reuniões

Já estiveram em reuniões que parecem nunca mais terminar, não ter um assunto claro a abordar nem uma sequência lógica de assuntos, não ter presentes as pessoas que deveria ter ou todas essas coisas ao mesmo tempo e ainda mais algumas que fazem as reuniões parecer o maior desperdício de tempo desde que foram ver um remake de um clássico ao cinema?

O mais certo, a não ser que trabalhem por conta própria e sozinhos, é sim. Também é certo que já tenham tido ou venham a ter de organizar e/ou conduzir essas reuniões.

Nesse espírito, deixo algumas dicas que serão especialmente valiosas se a organização e/ou condução da reunião for da vossa responsabilidade.

Antes de convocar uma reunião existe algo muito importante a ponderar:

1. Perguntem-se se a reunião é mesmo precisa, tendo em conta o custo que acarreta em termos da perda de produtividade de cada um dos presentes. Será que o mesmo assunto não pode ser resolvido com alguns telefonemas e conversas de corredor?

Se for realmente necessária, convoquem a reunião e tenham presentes estes factores:

1. Elaboração de uma agenda. Elaborem a agenda reunião e coloquem nesta todos os pontos que serão abordados;
2. Distribuição. Distribuam a agenda atempadamente, de modo a obter feedback acerca da agenda (caso seja necessário) e também para permitir que os presentes se preparem para a mesma e confirmem a sua presença;
3. Presenças. Convoquem apenas as pessoas relevantes para a reunião! Se existirem muitos temas distintos para uma mesma reunião, é preferível organizar duas ou mais reuniões do que convocar muitas pessoas para uma reunião em que apenas lhes interessa 20% da agenda!
   
4. Horário. Identifiquem claramente as horas de inicio e fim da reunião.

Durante a reunião tenham presente os seguintes pontos:

1. É mesmo necessária uma acta? Se sim, identifiquem claramente o responsável;
2. Todos os participantes concordam com o tempo previsto para a reunião e com os tópicos da agenda? Se não for o caso, tentem compreender porquê e alterem os parâmetros necessários a acomodar todos os presentes;
   
3. Terminem a reunião resumindo todas as decisões acordadas.